Jakarta | Menurut hitungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPANRB), hingga 2023 telah dibangun tidak kurang dari 27.400 aplikasi di lingkungan pemerintahan. Angka tersebut menggambarkan banyaknya sistem digital yang dikembangkan oleh berbagai instansi untuk mendukung pekerjaan dan penyediaan layanan. Namun, jumlah aplikasi saja tidak menjelaskan apakah keseluruhan sistem itu telah dirancang sebagai satu kesatuan. Ketika setiap unit membangun perangkatnya sendiri untuk menjawab kebutuhan tertentu, pemerintah perlu mencermati bagaimana aplikasi-aplikasi tersebut berfungsi, berhubungan, dan menggunakan data.
Salah satu potensi persoalan ialah fungsi yang tumpang tindih. Beberapa aplikasi dapat dikembangkan untuk kebutuhan yang serupa, baik dalam pengelolaan administrasi maupun pelayanan kepada masyarakat. Jika peran tiap sistem tidak dirumuskan dengan jelas, pengguna dapat menjumpai proses yang berulang atau kanal berbeda untuk urusan yang sejenis. Di sisi lain, layanan yang tersedia melalui aplikasi terpisah belum tentu saling terhubung. Kondisi ini berpotensi membuat informasi harus dimasukkan kembali, atau membuat proses yang melibatkan lebih dari satu instansi bergantung pada pertukaran data secara terpisah.
Persoalan lain berkaitan dengan data yang tersebar atau terfragmentasi. Informasi dapat disimpan di banyak sistem dengan struktur, pengelola, dan cara pencatatan yang berlainan. Tanpa hubungan yang memadai, memperoleh gambaran yang konsisten lintas instansi dapat menjadi tantangan, sementara pembaruan pada satu sistem belum tentu tercermin pada sistem lain. Ketiga isu tersebut—tumpang tindih fungsi, layanan yang belum terhubung, dan data yang tersebar—menjadi bagian dari latar persoalan dalam pembahasan transformasi digital pemerintahan. Dalam konteks itulah pemerintah menetapkan kebijakan mengenai Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Kebijakan tersebut menjadi kerangka yang relevan untuk membahas penyelenggaraan sistem elektronik pemerintah, termasuk bagaimana kebutuhan digital dirumuskan dan dikelola. Dengan demikian, angka 27.400 aplikasi bukan sekadar catatan jumlah, melainkan titik awal untuk memahami tantangan koordinasi sistem dan data yang melatarbelakangi kebijakan SPBE.Pembahasan integrasi data pemerintah sering berpusat pada banyaknya aplikasi yang digunakan, seolah-olah mengurangi atau menggabungkan sistem dengan sendirinya akan menyelesaikan masalah. Padahal, persoalan awalnya dapat terletak pada cara birokrasi mengenali kebutuhan, merumuskan masalah, dan menentukan bentuk solusi. Ketika kebutuhan belum diperiksa secara cermat, teknologi berisiko menjadi jawaban otomatis: permintaan diterjemahkan langsung menjadi proyek pembangunan sistem, tanpa menguji apakah sistem baru memang diperlukan atau apakah masalahnya bersumber dari proses kerja yang tidak terkoordinasi.
Misalnya, kebutuhan menyampaikan laporan berkala kerap segera dijawab dengan membuat sistem pelaporan. Namun, sebelum membangun aplikasi, perlu diketahui siapa yang membutuhkan laporan, keputusan apa yang akan didukung, data apa yang sudah tersedia, serta mengapa pelaporan saat ini dinilai belum memadai. Jika hambatannya berupa format yang berbeda, definisi indikator yang tidak seragam, atau alur persetujuan yang panjang, aplikasi baru mungkin hanya memindahkan kerumitan ke layar digital. Bahkan, pegawai dapat diminta memasukkan informasi yang sama ke beberapa tempat apabila sistem tidak terhubung dengan sumber data dan proses yang telah berjalan.
Contoh lain muncul saat seseorang perlu mengetahui jumlah atau sebaran penyandang disabilitas di suatu wilayah. Respons yang langsung terpikir bisa berupa pembangunan dashboard. Akan tetapi, tampilan visual tidak menjawab persoalan apabila data dasar tersebar, kategorinya berbeda, pembaruannya tidak jelas, atau aturan aksesnya belum disepakati. Dashboard hanya menyajikan apa yang tersedia; ia tidak otomatis memperbaiki kelengkapan, mutu, maupun keterpaduan data. Pertanyaan yang lebih mendasar ialah data apa yang dibutuhkan untuk tujuan tertentu, siapa yang bertanggung jawab memeliharanya, dan bagaimana informasi dapat digunakan secara tepat.
Kedua gambaran tersebut bukan soal menolak digitalisasi, melainkan mengingatkan agar pilihan teknologi mengikuti diagnosis masalah. Birokrasi perlu membedakan kebutuhan akan informasi dari kebutuhan akan aplikasi, lalu menilai apakah penyederhanaan proses, penyelarasan definisi, atau pertukaran data antarsistem lebih sesuai. Dengan demikian, integrasi data dimulai dari kesepahaman tentang masalah dan tujuan penggunaan informasi, bukan dari asumsi bahwa setiap kebutuhan baru harus menghasilkan perangkat digital baru.
Bayangkan sebuah instansi pemerintah pusat ingin mengetahui jumlah sekolah dan puskesmas hingga tingkat desa. Untuk memenuhi kebutuhan itu, instansi tersebut dapat mempertimbangkan pembangunan sistem yang menghimpun informasi dari berbagai wilayah, lalu menyajikannya dalam bentuk yang mudah digunakan untuk perencanaan. Namun, sebelum menentukan fitur dan mulai mengembangkan aplikasi, ada pertanyaan mendasar yang perlu dijawab: dari mana data yang dibutuhkan seharusnya diperoleh?
Jumlah dan lokasi sekolah berkaitan dengan penyelenggaraan urusan pendidikan, sementara informasi puskesmas berada dalam ranah kesehatan. Data fasilitas tersebut merupakan bagian dari data sektoral yang dikelola kementerian atau lembaga sesuai tugas dan kewenangannya. Karena itu, kebutuhan satu instansi terhadap informasi tertentu tidak serta-merta berarti instansi tersebut perlu membangun sumber data atau sistem baru. Bisa jadi, data yang relevan telah dihimpun oleh instansi penghasil dan dapat dimanfaatkan melalui mekanisme yang sesuai.
Menelusuri sumber data bukan sekadar mencari nama basis data atau aplikasi. Instansi perlu memahami siapa yang menghasilkan dan memelihara data, bagaimana proses pemutakhirannya, serta apakah informasi tersedia sampai tingkat wilayah yang diperlukan. Pemeriksaan juga mencakup definisi yang digunakan. Misalnya, istilah “sekolah” atau “puskesmas” mungkin memiliki kriteria pencatatan tertentu, sedangkan satuan wilayah, status operasional, dan waktu pembaruan dapat berbeda. Tanpa kesesuaian definisi dan cakupan, angka yang tampak sebanding berisiko menggambarkan hal yang berlainan.
Dari sini, pertanyaan utamanya bukan hanya sistem apa yang perlu dibangun, melainkan apakah instansi telah mengidentifikasi data yang tersedia, memeriksa kesesuaian definisi serta cakupannya dengan kebutuhan, dan memulai pembicaraan berbagi pakai dengan instansi penghasil data. Ketiga hal itu perlu ditelaah, bukan diasumsikan telah dilakukan ataupun belum dilakukan. Jawabannya membantu menentukan apakah kebutuhan dapat dipenuhi dengan akses dan pemanfaatan data yang sudah ada, atau memang memerlukan pengumpulan tambahan. Dengan mendahulukan penelusuran tersebut, perancangan sistem dapat bertumpu pada sumber yang jelas dan mendukung tata kelola data sektoral, alih-alih berisiko mengulang pencatatan yang sama.
Integrasi layanan dan data menjadi kebutuhan penting ketika pemerintah menyusun kebijakan berbasis bukti. Keputusan publik yang bertumpu pada informasi yang relevan dan dapat digunakan membantu birokrasi memahami kondisi yang hendak ditangani. Namun, pemanfaatan data untuk merumuskan kebijakan tidak dapat dilepaskan dari cara instansi mengelola informasi serta menghubungkan layanan yang mereka berikan. Jika data berada dalam sistem yang terpisah, upaya memperoleh gambaran yang utuh dapat menjadi lebih sulit. Kondisi tersebut membuat keterpaduan bukan sekadar persoalan teknis, melainkan juga berkaitan dengan proses birokrasi dalam mengenali masalah dan menentukan respons kebijakan.
Di sisi lain, digitalisasi tidak dengan sendirinya menjamin bahwa layanan dan data pemerintah telah terintegrasi. Pengembangan teknologi dapat berlangsung di masing-masing instansi, sementara hubungan antarsistem dan pemanfaatan informasi bersama belum terbentuk secara optimal. Dalam situasi demikian, keberadaan aplikasi digital belum tentu menghilangkan fragmentasi. Layanan yang berjalan melalui kanal berbeda dapat tetap menyimpan data secara terpisah, sehingga informasi yang diperlukan untuk memahami persoalan lintas instansi tidak otomatis tersedia sebagai satu kesatuan. Karena itu, pembahasan mengenai transformasi digital perlu mencermati bukan hanya penggunaan aplikasi, tetapi juga kondisi integrasi layanan dan data yang mendukung perumusan kebijakan.
Penekanan pada kebijakan berbasis bukti menunjukkan pentingnya memperhatikan hubungan kebutuhan kebijakan dan ketersediaan data.
Baca juga: Jalur Pendakian Gunung Sumbing Belum Dibuka, Pemerintah Tunggu Evaluasi Karhutla | Modus Palsu Bantuan Subsidi Upah 2026: Cara Mengenali dan Melindungi Data Pribadi
